Manajemen, Organisasi, dan Tata Usaha

I. MENEJEMEN, ORGANISASI, DAN TATA USAHA
A. PENGANTAR
Dalam perkembangan peradaban manusia, ilmu terbagi dalam tiga kelompok besar, yaitu:
1. Ilmu yang mempelajari setiap/seluruh gejala, bentuk, dan eksistensinya yang berhubungan dengan alam beserta isinya dan secara universal mempunyai sifat yang pasti dan sama serta tidak dipisahkan oleh ruang dan waktu, disebut nature science atau ilmu eksakta, misalnya:

• Fisika
• Kimia
• Biologi

2. Ilmu yang mempelajari semua gejala manusia dan eksistensinya dalam hubungannya dengan setiap aspek yang terjadi dalam kehidupan masyarakat dinamakan ilmu social/non-eksakta, misalnya:

• Ekonomi
• Politik
• Psikologi
• Sosiologi
• Hukum
• Administrasi, dll

3. Ilmu humaniora, kumpulan pengetahuan yang erat hubungannya dengan seni, misalnya:

• Seni Tari
• Seni Lukis
• Seni Sastra
• Seni Suara

B. ILMU MANAJEMEN
Ilmu manajemen merupakan disiplin ilmu sosial yang paling muda. Pada tahun 1886, Frederick Winslow Taylor, melakukan suatu percobaan time & motion study dengan teorinya ban berjalan. Dari sini lahirlah konsep teori efesiensi dan efekativitas. Kemudian Taylor menulis buku dengan judul The Principles of Scientific Manajement (1911) yang merupakan awal dari lahirnya manajemen sebagai ilmu.
Sebagai ilmu pengetahuan tak mungkin ilmu manajemen dilepaskan begitu saja kaitannya dengan ilmu-ilmu sosial lainnya, seperti ilmu politik, hukum, dan lain sebagainnya. Di samping itu ilmu manajemen sebagai ilmu pengetahuan mempunyai ciri-ciri yang dapat digolongkan sebagai berikut:

1. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas dua orang atau lebih.
2. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut.
3. Adanya kegiatan/proses/usaha.
4. Adanya tujuan.

Selanjutnya ilmu manajemen dapat diartikan sebagai:
Kumpulan disiplin ilmu sosial yang temuda yang mempelajari dan melihat manajemen sebagai fenomena masyarakat modern (masyarakat yang berfikir secara rasional) sebagai aktovitas dan praktek, baik secara teknis maupun praktis.
Dimana fenomena masyarakat modern itu merupakan gejala sosial yang membawa akibat perubahan terhadap organisasi. Di bawah ini adalah faktor-faktor yang dapat mempengaruhi atau menekan kehidupan suatu organisasi, yaitu:

1. Kebijakan pemerinah.
2. Tuntutan masyarakat.
3. Saingan baru.
4. Kemajuan teknologi.
5. Tekanan pemilik berubah.
6. Pengaruh dunia internasional.

Unsur pokok asministrasi adalah manusia (man), di mana administrasi itu sendiri merupakan penyelenggara dari keseluruhan fungsi yang harus dijalankan oleh pimpinan secara menyeluruh dalam suatu organisasi.
C. ADMINISTRASI SEBAGAI PRAKTEK ORGANISASI
Salah satu aktivitas administrasi sebagai praktek organisasi adalah mengadakan pencatatan kekayaan dan persediaan-persediaan yang dimiliki organisasi tersebut, sehingga administrasi tersebut , sehingga administrasi tersebut merupakan alat pembantu yang dipakai pimpinan untuk mengolah perusahaan. Administrasi yang baik adalah administrasi yang dilaksanakan berdasarkan asas-asas yang berlaku secara umum, sehinga dapat diterima oleh semua pihak, baik dalam organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi tersebut. Sistem administrasi yang baik dalam suatu perusahan akan sangat berfaedah bagi perusahan itu sendiri, dimana jalannya aktivitas perusahaan dapat ditelusuri dengan seksama, legkap, dan sempurna dengan demikian pimpinan perusahaan dengan segera dapat mengambil keputusan tentang tindakan apa yang perlu segera diambil guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya administrasi yang tertib, menunjukkan perusahaan tersebut manajemennya baik, ini berarti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan yang ada di dalam itu baik.
Adapun kemungkinan-kemungkinan dari penyelenggaraan administrasi yang tidak baik (rapi,kontinu) dapat mengakibatkan hal-hal sebagai berikut:

1. Pimpinan sulit mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila timbuk masalah-masalah.
2. Dapat terjadi penyimpangan-penyimpangan penyalahgunaan.
3. Tidak dapat diketahui kepastian atas kebenaran laporan keuangan.
4. Sulit melakukan pengawasan/pemeriksaan dengan cepat.

Di dalam setiap perusahaan yang besar dan kompleks di mana pimpinan tidak dapat dibagi lagi mengikuti secara langsung segala kegiatan perusahaan, maka pimpinan perusahaan perlu mendelegasikan tugas, wewenang dan tangung jawab kepada bawahannya untuk mengawasi serta mengikuti segala kegiatan tersebut.
Berhubungan banyak aspek yang harus disorot dalam praktek administrasi, dan menginatkan pula definisi dan tujuan administrasi itu sendiri, maka perlu diadakan pembatasan-pembatasan tertentu. Dalam proses pelaksaannya, administrasi merupakan unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering pula orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerja sama. TIdak demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerja sama bukan merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efesien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerja sama satu sama lain. Sehingga di mana-mana dari waktu ke waktu selalu terdapat sekelompok orang, tujuan tertentu, dan usaha kerja sama.
Ketiga faktor ini jalin-menjalin, sehingga menimbulkan suatu proses dalam masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia (berikut segenap kejadian yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu) yang secara teratur diarahkan kepada sesuatu tujuan tertentu. Jadi administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujua tertentu.
Dari uraian tersebut diatas jelas bahwa fungsi administrasi organisasi sangat membantu pimpinan dalam menentukan suatu keputusan yang bijaksana, berdasarkan data-data yag telah diperoleh dari pegawainya atau bawahannya. Sudah barang tentu pula bahwa sifat, ruang lingkup, dan bentuk kegiatan administrasi berbeda dari satu zaman ke zaman yang lain, ia berbeda pula dari satu waktu dan kondisi ke lain waktu dan kondisi. Tujuan yang berbeda-beda, tingkat kebutuhan yang berlainan, kecerdasan yang beraneka ragam kesemuanya turut menentukan bentuk dan sifat administrasi yang diperlukan. Biarpun demikian, dalam menjalankan atau melaksanakan administrasi untuk menunjang tercapainnya tujuan administrasi tersebut, dibutuhkan pula sarana-sarana administrasi seperti berikut:

1. Organisasi, baik sebagai tertib, struktur, sistem, maupun segi-segi lainnya.
2. Sistem informasi yang secara lengkap akan terdiri atas sistem tata usaha, dan sistem tata usaha, dan sistem informasi manajemen.
3. Sistem manajemen yang merupakan paduan dari sistem personil dan sistem organisasi.

Organisasi adalah sarana atau alat untk mencapai tujuan, Oleh karena itu organisasi adalah wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya mencapai tujuan. Dengan kata lain, organisasi adalah “setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan”.
Setiap organisasi akan menghadapi kenyataan-kenyataan berupa tantangan dan masalah yang disebabkan oleh adanya perubahan sosial dalam masyarakat yang sangat pesat sebagai hal yang diakibatkan oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Akibat dari hal ini organisasi harus menyesuaikan dirinya dengan gerak perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan pengembangan agar dapat mengikuti perkembangan dan tuntutan masyarakat.
Pengembangan organisasi merupakan suatu strategi pendidikan yang dilakukan melalui suatu sistem secara menyeluruh dan terpadu, di mana organisasi pada akhirnya dapat melakukan perubahan dan penyesuaian sesuai dengan apa yang dikehendaki. Titik berat dari pengembangan organisasi ini sering ditekankan pada faktor manusia, struktur, dan sarana dalam keterpaduannya dengan sistem.
D. TATA USAHA
Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan itu dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pemimpin organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa sajaa yang membutuhkannya. Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang mempunyai peranan yang sangat penting. Di mana administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses tersebut.
Administrasi tidak akan berjalan apabila tidak ada kegiatan surat-menyurat sebagai bentuk praktis dari pekerjaan tulis-menulis. Surat merupakan salah satu alat penghubung, sebagai alat pemberi perintah, dan sebagai alat instruksi.
Dari keterangan di atas dapatkah ditarik kemungkinan bahwa sasaran dari tata usaha adalah suatu pelayanan yang menjangkau seluruh lapisan, baik itu pimpinan, seksi-seksi, dan masyarakat luas tanpa ada keluhan-keluhan yanf ditimbulkan oleh kesalahan, kurangnya perhatian, dan lain sebagainya.
Adapun bahan baku yang dipergunakan di dalam penyelenggaraan tata usaha adalah ada yang berbentuk benda yang tidak habis pakai, memerlukan persediaan yang cukup, tetapi kalau benda yang tidak habis pakai hanya butuh pemeliharaan secara utuh.
Peralatan tata usaha yang sangat diperlukan dan sangat utama selaki adalah mesin tulis, mesin penggandaan, mesin cetak, mesin komputer, mesin hitung, dan meja serta kursi. Peralatan ini sangat dibutuhkan dalam kegiatan suatu tata usaha , sehingga dapat berjalan dengan baik.