PERAN PENTING MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

Beberapa definisi yang dikemukakan para ahli diantaranya :

• Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

• Profesor Oei Liang Lee mendefinisikan manajemen sebagai berikut :Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

• Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang masing-masing melakukan pekerjaan khusus perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan :

•  Meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja,
• Menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan
• Menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja. 

Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat yang tersedia semaksimal mungkin. Akan tetapi perlu diperhatikan dalam mencapai tujuan perusahaan harus memperhatikan secara optimal terhadap kepentingan-kepentingan yang menyangkut kepentingan konsumen, penanam modal, anggota perusahaan (Karyawan), pemerintah , masyarakat, supplier.

1. Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai tujuan/sasaran organisasi.

• Tingkatan manajer 

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan permintaan pekerjaan.

• Peran manajer

Menurut seorang ahli riset ilmu manajemen yang bernama Henry Mintzberg, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer ditempat kerjanya. Lalu ia mengelompokkan kesepuluh peran itu kedalam tiga kelompok, yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Yang kedua adalah peran manajemen sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Lalu pada tahun 1970-an Robert L. Katz mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut ialah :

1.    Keterampilan konseptual ( conceptual skill)

2.    Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

3.    Keterampilan teknis (technical skill)

Kegiatan pengelolaan perusahaan bagaimana mengolah input menjadi output sebagai berikut:             

                    INPUT                          Proses Manajemen                         Output

                 -Manusia                            -Planning                                       -Hasil optimal dari

                 -Modal         Melalui          -Organizing                Jadi              berbagai kepentingan

                 -Money                              -Leading

                 -Methods                           -Controlling

                 -Materials

Dengan melihat gambaran proses input menjadi output diatas, terlihat bahwa proses manajemen (kegiatan pengelolaan) merupakan tugas seorang manajer.

• Keterampilan manajer

                                                                                                                                         Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
   Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
   Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
   Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu
   Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
   Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

• Etika manajerial

  Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin diantaranya:
  1. Perilaku terhadap karyawan
  2. Perilaku terhadap organisasi
  3. Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya 

  Sedangkan Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuaan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta dalam perusahaan yang bersangkutan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok meliputi :

1.    Interaksi Manusia

2.    Kegiatan yang mengarah pada tujuan

3.    Struktur organisasi itu sendiri

Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan

dengan seberapa besar anggota perusahaannya. Karena semakin sedikit anggota perusahaannya semakin sederhana pengorgaisasian yang dilakukan. Demikian juga kalau perusahaan yang mulanya angotanya sedikit kemudian berkembang sehingga jumlah anggotanya terus bertambah maka kebutuhan akan organisasi semakin besar.

     Pada bagan struktur organisasi perusahaan ada 4 hal yang penting yang harus dimengerti dan dipahami sehingga dalam menjalankan tugas yang telah menjadi bagian masing-masing tidak terjadi kebimbangan. Hal yang harus diperhatikan dalam menyusun bagan struktur organisasi adalah wewenang, tanggung jawab, koordinasi,maupun pendelegasian wewenang.

Ada 6(enam) macam teori manajamen diantaranya:

• Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

• Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia.

• Aliran manajemen Ilmiah: Aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.

• Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya.

• Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan.

• Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen.

Sarana Manajemen

Untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana. Alat-alat sarana ini merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Adapun yang termasuk alat-alat sarana ini yaitu man, money, materials, mechines, method, dan yang terakhir ialah markets .

Kita mengarah pada arti yang pertama yaitu Man,,

-Man mengarah pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Dalam manajemen, faktor Man/Manusia adalah yang paling mnentukan.Manusia yang mebuat tujuan dan Manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya Manusia tidak akan terjadi proses kerja. Oleh karna itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

-Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak boleh diabaikan, Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat yang dibutuhkan dan yang harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

-Material terdiri dari bahan setengah jadi atau bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai slah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan mencapai hasil yang dikehendaki.

-Machine atau mesin digunakan untuk memberikan kemudahaan atau menghaslkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja, dengan mesin pekerjaan yang lama akan menjadi singkat.

-Metode adalah suatu tata cara kerja yang mempelancar jalannya pekerjaan manager. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.

Market atau pasar adalah tempat dimana organisasi menyebarluaskan produknya. Memasarkan produk tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya proses kerja tidak akan berlangsung.

Prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen bersifat lentur dalam artian bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi khusus dan situasi-situasi yang sering berubah.

Ada beberapa Prinsip manajemen menurut HENRY FAYOL diantaranya :

1.    Pembagian kerja (Division of work)

2.    Wewenang dan tanggung jawab

3.    Disiplin

4.    Kesatuan perintah

5.    Kesatuan pengarahan

6.    Mengutamakan kepentingan organisasi diatas kepentingan sendiri

7.    Pnggajian pegawai

8.    Pemusatan

9.    Hierarki

10.  Ketertiban

11.  Keadilan daan kejujuran

12.  Stabilitas kondisi karyawan

13.  Prakarsa

14.  Semangat kesatuan